Сведения об архивном отделе администрации г.Рассказово

   
 Начальник архивного отдела Алешина Вера Николаевна

Заместитель начальника архивного отдела Сальникова Анастасия Александровна

Специалист отдела Пустовалова Валентина Сергеевна

Местонахождение: ул.Куйбышева,д1 г.Рассказово

Режим работы: понедельник-пятница с 8.00до 17.00,

Перерыв 12.00до 13.00

Прием граждан:

Понедельник- пятница с 8.00до 12.00

Контактные телефоны: 847531-2-46-22

                                           

E-mail: arhivrasskazovo@yandex.ru

 
 

Основные функции и задачи архивного отдела.

  хранение, комплектование, учет и использование архивных документов и архивных фондов отдела;

разрабатывает, согласовывает и представляет на утверждение списки организаций - источников комплектования отдела, ведет работу но их уточнение ;

осуществляет прием документов в отдел на хранение;

проводит в установленном порядке экспертизу ценности документе, хранящихся в отделе ;

создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам отдела ;

осуществляет организационно-методическое руководство деятельность" ведомственных архивов и делопроизводством организаций - источников комплектования отдела;

информирует органы местного самоуправления , иные заинтересованные лица о составе и содержании архивных фондов и архивных документов отдела;

исполняет запросы обращающихся на законном основании юридических и физических лиц о предоставлении документной информации, выдает архивные справки, выписки, заверенные копии документов;

организует работу пользователей документов;

популяризирует архивное дела и архивные документы.

 

 Положение об отделе

О развитии архивного дела в городе Рассказово за 2015 год.

СПРАВОЧНИК
административных процедур для населения с изложением
правил предоставления государственной услуги «Исполнение
запросов юридических и физических лиц о предоставление
архивной информации»



1.Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
    прием запросов(заявлений) о предоставлении государственной услуги;
    регистрация запросов и передача их на исполнение;
    анализ поступивших запросов;
    исполнение запросов;
    заверение копий архивных документов, архивных справок, информационных писем, тематических перечней, тематических обзоров документов или писем об отсутствии запрашиваемых сведений в архиве;
    регистрация копий архивных документов, копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей, архивных справок, информационных писем, тематических перечней, тематических обзоров документов или писем об отсутствии запрашиваемых сведений в архивном отделе (Архиве) и отправка их заявителю.
    2.Исполнение государственной услуги начинается с момента поступления в Архив запроса (заявления) от граждан.
    Запрос (заявление) может быть представлен в Архив одним из следующих способов:
    почтовым отправлением;
    по электронной почте;
    при личном обращении.
    При личном обращении заявителя о предоставлении государственной услуги, гражданином предоставляются следующие документы:
    Запрос (заявление), содержащие фамилию, имя, отчество заявителя; почтовый адрес места жительства; телефон и электронный адрес при их наличии; дату отправления запроса, наименование архива или его должностного лица-адресата запроса. В запросе (заявление) излагается существо обращения, с возможной полнотой указываются сведения, необходимые для его исполнения (тема, хронология информации), форма предоставления архивной информации (архивная справка, архивная копия, информационное письмо, тематический перечень, тематический обзор документов). Для заявителей, желающих получить информацию срочно-указание срока получения;
    Для получения архивной информации, одновременно с запросом (заявлением), заявителем предъявляются следующие документы:
    гражданам:
     при получении информации, не содержащих персональных данных о третьих лицах-документ, удостоверяющий личность заявителя (паспорт);
    при получении информации, содержащей персональные данные о третьих лицах-документ, удостоверяющий личность (паспорт) и доверенности третьих лиц или документ, удостоверяющие право законных представителей;
    при получении информации, необходимой для оформления наследства-документ, удостоверяющий личность (паспорт), свидетельство или справку органа ЗАГС о смерти наследодателя, завещание наследодателя на имя заявителя или документы, подтверждающие его родство с наследодателем (свидетельства о рождениях, браках, перемене имени, усыновлении, установлении отцовства, решения судов, справки органов ЗАГС).
    Все документы представляются заявителями в одном экземпляре. Документы, предъявляемые в копиях, и доверенности физических лиц должны быть нотариально удостоверены. Сбор и представление документов, необходимых для получения государственной услуги, возлагается на заявителя.
    3.При обращении уполномоченное должностное лицо Архива:
    устанавливает личность заявителя, максимальный срок выполнения действия-3минуты;
    изучает содержание запроса(заявления)максимальный срок выполнения действия -3минуты;
    определяет степень полноты информации, содержащейся в запросе(заявлении) и необходимые для его исполнения, максимальный срок выполнения действия-3 минуты;
    устанавливает полномочия заявителя на получение запрашиваемой информации, максимальный срок действия-6минут;
    предварительно устанавливает наличие в Архиве архивных документов и информации, необходимых для исполнения запросов, максимальный срок выполнения действия-5минут;
    устанавливает категорию запроса, максимальный срок выполнения действия-1минута;
    передает запрос (заявление) исполнителю в течение одного часа с момента окончания процедуры его приема.
    4.В течение одного дня с момента поступления запроса (заявления), поступившего по почте, принятое при личном обращении заявителей, регистрируются специалистом Архива.
    В течение одного дня с момента регистрации запросы (заявления) передаются руководителю Архива на рассмотрение.
    В течение одного дня с момента регистрации руководитель Архива рассматривает запросы(заявления), накладывает резолюцию и возвращает их специалисту Архива.
    При поступлении электронного обращения (запроса) пользователя с указанием адреса электронной почты и почтового адреса, ему направляется уведомление о приеме обращения(запроса) к рассмотрению. Электронное обращение (запрос), распечатывается и в дальнейшем работа с ним ведется в порядке, установленном для письменных запросов(заявлений).
    5.В течение одного дня специалист Архива, с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющихся в Архиве научно-справочного аппарата и информационных материалов, осуществляет анализ запросов. При этом для запросов, поступивших по почте, и электронных обращений определяются:
    степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;
    полномочия заявителя на получение запрашиваемой информации;
    наличие в Архиве архивных документов и информации, необходимых для исполнения запроса;
    категория запроса;
    в случае отсутствия в Архиве необходимых документов и информации - их возможное местонахождение.
    Для запросов(заявлений), принятых при личном обращении заявителей, в случае отсутствия в Архиве необходимых документов и информации, определяется из возможное местонахождение.
    6.По итогам анализа специалист Архива оформляет:
    в течение пяти дней с момента регистрации запроса письмо заявителю о необходимости предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса;
    в течение пяти дней с момента регистрации запроса письмо заявителю с мотивированным отказом в получении запрашиваемых сведений при отсутствии у него права на их получение и разъяснением его дальнейших действий, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
    В течение пяти дней с момента регистрации запроса, в случае отсутствия в Архиве необходимых документов и информации, запрос направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя, или заявителю дается соответствующая рекомендация.
    В течение 30 дней со дня регистрации запроса(заявления), исполнитель запроса осуществляет необходимые для его исполнения действия: изучает научно-справочный аппарат Архива и архивные документы, устанавливает необходимые заявителю сведения, производит копирование архивных документов, систематизирует архивную информацию и оформляет в установленном порядке архивную справку, информационное письмо, тематический перечень, тематический обзор документов или письмо об отсутствии запрашиваемых сведений в Архиве.
    7.В течение одного дня с момента получения от исполнителя копий архивных документов, архивных справок, информационных писем, тематических перечней, тематических обзоров или письма об отсутствие запрашиваемых сведений в Архиве специалист Архива предоставляет материалы на рассмотрение и подписание руководителю Архива и на подписание первому заместителю главы администрации города.
    В течение одного дня с момента получения от специалиста руководитель Архива рассматривает и подписывает представленные материалы и возвращает специалисту Архива.
    В течение одного дня с момента подписания специалист Архива заверяет печатью подпись на копиях архивных документов, архивных справке, тематическом перечне, тематическом обзоре документов.
    8.В течение одного дня с момента подписания копий архивных документов, архивной справки, информационного письмо, тематического перечня, тематического обзора документов или письма об отсутствии запрашиваемых сведений в Архиве специалист отправляет их заявителю.
    Исполнение запроса (заявления) считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и заявитель проинформирован о результатах исполнения.
    9.Информирование и консультирование о порядке предоставления государственной услуги осуществляется:
Начальником архивного отдела администрации города Рассказово Алешиной Верой Николаевной.
Заместителем начальника архивного отдела администрации города Рассказово Селянской Анастасией Александровной.
Специалистом архивного отдела администрации города Рассказово Пустоваловой Валентиной Сергеевной.
10.Режим работы Архива:
понедельник-пятница с 8.00 до 17.00, перерыв 12.00 до 13.00
Прием граждан:
Понедельник- пятница с 8.00 до 12.00
11.Информация о порядке предоставления государственной услуги предоставляется:
непосредственно в Архиве;
с использованием средств почтовой и телеграфной связи, электронного информирования;
посредством размещения в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования, в том числе на Интернат-сайте www.admrasskazovo.TAMB.RU администрации города Рассказово, публикаций в средствах массовой информации, на информационных стендах.
Подробная информация о предоставлении государственной услуги «исполнение запросов юридических и физических лиц о предоставлении архивной информации» изложена в административной регламенте, утвержденном приказом управления культуры и архивного дела Тамбовской области от 01.11.2010 №180 «Об утверждении административного регламента предоставление государственной услуги «Исполнение запросов юридических и физических лиц о предоставлении архивной информации».
12.Заявитель имеет право на обжалование действий (бездействия) должностных лиц Архива, а также принимаемые ими решения при предоставлении государственной услуги в досудебном порядке в соответствии с постановлением администрации Тамбовской области от 31.08.2007 №969 «Об утверждении Положения о рассмотрения в досудебном порядке жалоб на решения, действия (бездействия) органов исполнительной власти области, должностных лиц указанных органов, государственных гражданских служащих области, областных государственных учреждений (предприятий) и их работников» или в судебном порядке в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
Жалобы на действия (бездействия) должностных лиц и решения, принятые ходе предоставления государственной услуги, заявитель может направить:
Начальнику архивного отдела по адресу:
     ул.Куйбышева,дом1 г.Рассказово, Тамбовской обл.,393250,
телефон:8(47531)24-622
в администрации города Рассказово по адресу:
 ул.Советская, дом 1 г.Рассказово, Тамбовской обл.,393250,
телефон:8(47531)24-556
в управление культуры и архивного дела Тамбовской области по адресу:
ул.Советская,76 г.Тамбов, 392000, телефон: 8(4752) 75-18-93